Dar el paso hacia la transformación digital puede generar dudas, pero las ventajas como el ahorro de tiempo y por tanto de costes hacen que muchas bodegas se planteen dar el paso. No importan las dimensiones de las organizaciones y las mejoras afectan a la gestión, la toma de decisiones y la trazabilidad. Bodegas Alhadara ha realizado este cambio hacia la transformación digital con Isagri.

La transformación digital no entiende de pequeñas o grandes empresas, en el caso de la firma Isagri, que cuenta con un ERP especializado de bodegas, señalan que no distinguen entre pequeñas o grandes bodegas. Y añaden que para llevar a cabo la transformación digital con Isagri sean cuales sean las dimensiones de la bodega, los retos a cumplir son los mismos:

• Gestionar de manera correcta la bodega, convirtiendo la inmensa cantidad de datos de producción y venta en información clara, para la toma de decisiones segura y acertada.
• Poder demostrar, con un hilo conductor claro, la trazabilidad de cada vino, de cada lote, de cada materia seca o producto enológico y cada venta final.

Precisamente un claro ejemplo es la bodega familiar de la Denominación de Origen de Somontano, Bodegas Aldahara.

Bodegas Aldahara: de un control básico a la transformación digital

Marisa, su marido y sus dos hijos defienden una pequeña bodega en la que trabajan su viñedo propio, realizan los procesos de vinificación y comercializan su producto final con ayuda de María Jose, responsable administrativa.

Con esfuerzo y concentración, María José llevaba toda la trazabilidad de la bodega en Excel, de manera muy cuidada y con estricta costumbre de hacer copias de seguridad, “por si acaso”.

Los principales motivos para plantear una informatización se resumen en:

• el aumento de las obligaciones administrativas, “mismos datos de producción planteados en diferentes modelos de presentación, una sobrecarga de trabajo que da lugar a equivocaciones”,
• la necesidad de llevar la trazabilidad para las diferentes inspecciones y finalmente,
• el estar obligados a presentar sus declaraciones de forma telemática tras la aprobación la Normativa del Libro SILICIE.

Todo este contexto de control les hizo entender que necesitaban una herramienta pensada y desarrollada específicamente para solucionar sus dudas, saber más de su bodega y sus clientes y ahorrar tiempo y errores en el transcurso.

En definitiva, como tantas otras bodegas, no estaban familiarizados con la informática y todas estas exigencias dificultaban el día a día: “…necesitábamos un proveedor informático que nos diera solución para así vivir más tranquilos sabiendo que la bodega está bajo control..”, comenta Marisa.

Y se pusieron a buscar, pero ¿por qué eligieron Isagri?

Su propietaria habla de tres motivos principalmente:

• La cercanía: su asesor comercial estaba presente en la zona y además, “…siendo un proyecto pequeño, nos sentimos escuchados y con un proyecto personalizado para nuestro caso particular y a medida de nuestras necesidades…”.
• La facilidad en el uso: “…aunque nadie en nuestro equipo es especialmente tecnológico, pudimos ver que, siendo una herramienta muy fácil, su potencial era superior al de otros competidores. Vimos claramente que lo entendíamos perfectamente y que le podríamos sacar más partido…”.
• Proyecto escalable: el hecho de que la aplicación fuera modular, “nos permitió arrancar con lo que era prioritario e incorporar otras soluciones de forma progresiva…”.

En resumen, la bodega ha invertido por la personalización de asesoramiento comercial, por la visual del programa y por el potencial del proveedor a la hora de solucionar diferentes necesidades presentes y futuras.

La experiencia de Bodegas Aldahara con Isagri

Como clientes resaltan una serie de beneficios en el uso de la aplicación.

Por un lado partían de una sensación de desamparo que ha sido un aspecto relevante para pensar en hacer un cambio en el proceso, así lo cuentan: «Nosotras no entendemos de lenguaje normativo y administrativo. En cierta manera, nos hemos sentido abandonadas por parte de la Agencia Tributaria y organismos que deberían ofrecer formación y acompañamiento cuando se realizan cambios administrativos tan relevantes».

Por eso dan las «gracias al equipo de formadores de ISAGRI y sobre todo al servicio de atención al cliente que son pacientes, encantadoras y resolutivas» y destacan que les ayudan «en todo lo que les pedimos». Además a través de esta solución «hemos podido comprender y resolver esta obligación administrativa. Sin Isagri hubiésemos estado totalmente solas y sin nadie que nos hubiese ayudado».

La forma de trabajar con el método anterior les dificultaba la tarea: «Antes, cuando teníamos que pasar una inspección con Excel, la presentación de la información era más complicada, porque se debían explicar esos datos, los Excel que utilizamos eran de confección propia». Y valoran en positivo la forma en que pueden trabajar actualmente: «Ahora, hemos pasado varias inspecciones con el programa de Bodega y los inspectores ya lo conocen, saben lo visual y fácil que es y sin necesidad de imprimir en papel pasamos las inspecciones».

Ante la cuestión de si volverían a invertir en su ERP tras un año de trabajo con Isagri, lo valoran como sigue: «Sin duda, esto ha representado un cambio absoluto en nuestra forma de trabajar. El programa se lleva de forma fácil y sólo exige dedicarle un poco de tiempo cada día, posiblemente menos del que dedicábamos a nuestros Excel. A partir de aquí, todo va rodado, teniendo las declaraciones y la información de nuestros clientes en un clic y dejando atrás los nervios a la hora de superar una inspección o trasladar los datos al SILICIE«.

En la zona de Somontano y bodegas de Aragón la persona de contacto y responsable de Isagri se llama Matías González: “Bajo nuestro punto de vista es obligado que tanto el responsable del proyecto, como el producto se adapten a los retos de cada usuario. Todas las bodegas elaboran vino, pero cada una de ellas tiene diferencias en su forma de trabajar, sus usuarios, sus prioridades… Es primordial escuchar y entender a tu cliente para ofrecerle lo que necesita en cada momento”.

Desde Isagri consideran que la digitalización es imparable, como opción de progreso y conocimiento de cada empresa, para optimizar mejor cada tarea y la recogida los datos generados, así como para dar el mejor enfoque estratégico a la bodega.

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